home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pc_acct / pc-ar.doc < prev    next >
Text File  |  1986-10-19  |  25KB  |  617 lines
  1.                               PC-AR MANUAL
  2.  
  3.  
  4. PROGRAM DESCRIPTION
  5.  
  6.        PC-AR is an accounts receivable and sales analysis program for 
  7. small and medium size businesses.  The program runs on a IBM PC or 
  8. compatible computer with one disk drive and at least 128k memory.
  9.  
  10.        PC-AR is a user supported program.  Your are encouraged to 
  11. give copies to anyone who might use it.  If you like the program and 
  12. find it useful, please contribute $35 to:
  13.  
  14.               Jerry Medlin
  15.               310 S. Jefferson St.
  16.               Napa, Ca.  94559
  17.  
  18.        Your contribution will entitle you to a copy of the latest 
  19. version of the program and a telephone number for limited telephone 
  20. assistance should you require it.  You will also receive a program 
  21. which will allow you to customize some features of PC-AR.  A complete 
  22. description of the customizing program is contained at the end of this 
  23. manual.
  24.  
  25.        The system consist of two files.
  26.  
  27.        PC-AR.COM - The compiled program written in Turbo Pascal.
  28.  
  29.        PC-AR.DOC - This documentation in ASCII form.
  30.  
  31.        The program makes liberal use of the PC's numeric key pad both 
  32. for numbers and commands.  You can have the Num Lock on all the time. 
  33.  
  34.        When inputting information, the plus <+> key has the same 
  35. effect as the return or enter key.  Numerical information is entered 
  36. "calculator style".  The decimal point is placed automatically.  The 
  37. minus <-> key enters a negative number.  This makes using the numeric 
  38. key pad even easier.
  39.  
  40.        To run the program, simply type "PC-AR".  If you want to 
  41. specify a drive and path for your data just add the drive and path 
  42. description after the program name.  i.e. type "PC-AR B:AR\" to use 
  43. the directory AR on the B drive for data files.
  44.  
  45.        A menu is then displayed for operator selection:
  46.  
  47.                Enter or Change Sales Codes
  48.                Enter or Change Customers
  49.                Enter or Change Charges & Payments
  50.                Print Mailing Labels
  51.                Print Charges & Payments Listing
  52.                Print Accounts Receivable Ledger
  53.                Print Statements
  54.                Print Sales Summary
  55.                Print Customer Activity Report
  56.                Apply Charges & Payments
  57.                Print Customer Listing
  58.                Save Data and End
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.        PC-AR is fast because it works with data in random access 
  68. memory, but the capacity is limited by available memory.  Available 
  69. memory is shared by the data.  With more customers on file, fewer 
  70. charges and payments can be entered and vice-versa.  PC-AR allows a
  71. maximum of 2000 customers and 1500 charges and payments per accounting 
  72. period with 512k of memory.  With 128k the capacity is reduced to 
  73. about 100 customers and 100 charges and payments.
  74.  
  75.        Each time the menu is displayed, the number of charges and 
  76. payments that can be added with the available memory (limited to a 
  77. maximum of 1500) is printed at the bottom of the screen.  If this 
  78. number is less than 1500, then the number of employees that can be 
  79. added can be obtained by dividing the number by 6.
  80.  
  81.        Since a power interruption will result in loosing all the data 
  82. currently entered into the program, you should occasionally save your 
  83. data back to the disk.  This is done by selecting End Processing from 
  84. the menu.  The current data will be saved to the disk then you will be 
  85. asked "Do you want to end ?".  Just answer with an "N" and you may 
  86. resume processing.
  87.  
  88. THE PROCESSING CYCLE
  89.  
  90.        Accounting is done on a monthly cycle.  At the end of each 
  91. month all charges are added to the customer's balance and all payments 
  92. are deducted from the customer's balance and the new balances are used 
  93. as the starting balances for the next month.
  94.  
  95.        Each time the program is run, all customer data is loaded into 
  96. memory.  Also, any charges or payments entered since the last update 
  97. are loaded into memory.  When all of the charges and payments for the 
  98. current month have been entered, you may begin printing reports.  
  99. Reports may be printed in any order and as often as desired.  If you 
  100. discover an error in any of the reports you may correct the problem 
  101. and reprint the report.  At any time you can stop processing by 
  102. choosing the End Processing selection from the menu.
  103.  
  104.        The last step in processing is to apply the charges and 
  105. payments to customer balances.  This is done by choosing the Apply 
  106. Charges & Payments selection on the menu.   This selection does four 
  107. things:
  108.  
  109.        1) Age the customer balances.  All current due amounts become 
  110.        30 day due, all 30 day balances become 60 day, etc.
  111.  
  112.         2) Deduct the payments from the customers balance due starting 
  113.        with  90 day and proceeding to current due.
  114.  
  115.         3) Calculate the late charge and add it to the current amount 
  116.        due.
  117.  
  118.        4) Add the charges to the current balance.
  119.  
  120.        You may then proceed with the next accounting period. (month)
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134. ENTER OR CHANGE SALES CODES
  135.  
  136.  
  137.        In addition to being an accounts receivable program, PC-AR is 
  138. also a sales analysis program.  Each charge or payment is posted to a 
  139. sales code.  The Enter or Change Sales Descriptions selection allows 
  140. you to enter up to 80 of these sales codes and their corresponding 
  141. descriptions.  The sales description is also printed on the various 
  142. reports including the statement.
  143.  
  144.        Just enter a three character sales code (alphabetic or numeric 
  145. characters are allowed) and up to 21 characters for a description.  
  146. The directions are printed at the bottom of the screen.  You may add 
  147. new sales descriptions and codes at any time, but don't change or 
  148. delete sales codes once charges or payments have been entered.  Wait 
  149. until the charges and payments have been applied to customer accounts 
  150. and you are ready to start a new accounting period before deleting or 
  151. changing sales codes.
  152.  
  153.        At least one of the sales codes and its corresponding 
  154. description should be for payments on account.  Payments received from 
  155. customers should then be posted to that code as a negative amount 
  156. using the minus <-> key instead of the enter key.
  157.  
  158.  
  159. ENTER OR CHANGE CUSTOMERS
  160.  
  161.        Customer information is entered and changed using this 
  162.        selection from the menu.  The following information is entered 
  163.        for each customer:
  164.  
  165.        Customer name - Two lines of 28 characters each are available.
  166.  
  167.        Customer Code - A ten character code that will be used to sort 
  168.        customers and also to post charges and payments to the 
  169.        customers account.  In most cases you will want to enter the 
  170.        customers last name, followed by as much of the first name as 
  171.        will fit in the remaining characters.  For instance, if the 
  172.        customers name is Jerry Medlin, the customer code would be 
  173.        MEDLINJERR.  Notice that all capital letters are used.  If you 
  174.        enter lower case letters they will be changed to upper case 
  175.        automatically.  Also, notice that no spaces are included.  The 
  176.        program will prevent you from entering a previously used 
  177.        customer code.
  178.  
  179.        Street Address - Up to 25 characters for the street address.
  180.  
  181.        City & State - Up to 25 characters for the city and state.
  182.  
  183.        Zip Code - Up to 10 characters are available for the zip 
  184.        code.   Five characters for the regular zip code, plus a dash 
  185.        and four more characters if you use the extended zip code.
  186.  
  187.        Telephone - Up to 12 characters for the telephone number and 
  188.        assorted dashes.
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.        Late Charge % - Enter the desired late charge for this 
  202.        customer as a percentage.  If you are on a monthly cycle and 
  203.        you wish to charge an 18% annual rate for balances overdue you 
  204.        would enter 1.5 (18 divided by 12 months.).  If you don't want 
  205.        to charge late fees then press return to enter a zero.
  206.  
  207.        Auto Bill Amount - Dollar amounts entered here may be posted 
  208.        to a customers account